Ok, este é dos mais difíceis de atacar.
E, tal como todos os outros, está sempre lá.
Sempre esteve.
O desperdício que vamos atacar hoje é o SOBRE-PROCESSAMENTO.
Este é daqueles desperdícios que se esconde exatamente entre a eficiência e o valor: sobre processamento que adicionas sem perceber.
E sim. Pode ter um impacto brutal no teu processo.
O que é certo, é que raramente conheço equipas que dão por ele.
Ou pior, dão por ele, mas não o querem identificar por medo de ficarem mal vistas perante o chefe.
Foi o que aconteceu comigo, durante anos!
O Teu Cliente Não Quer Mais. Quer o Que Pede.
Aposto que já caíste na tentação de entregar mais ao cliente.
Porquê? Porque queremos acrescentar mais para o cliente final.
A verdade é que não nos perguntamos: este MAIS, é valor acrescentado?
Isto acontece a toda a hora.
Sobre-processamento ocorre sempre que é feito trabalho desnecessário num serviço. Para além do que é pedido pelo cliente.
Atenção, isto também inclui o uso de ferramentas mais precisas, complexas ou caras do que é absolutamente necessário.
E é bem difícil de nos controlarmos.
Aquele extra que adicionamos que o cliente nem precisa. O email que é revisto 1001 vezes. Aquele favor extra, o pormenor, que o cliente… nem se apercebeu.
Pensamos que estamos a criar um produto melhor.
Quando, na verdade, estamos a cair nas areias movediças de trabalho entre a eficiência e o valor: sobre-processamento.
As Areias Movediças do Sobre-Processamento
Deparei-me com este desperdício durante toda a minha carreira.
Este é daqueles que dá luta.
Porque afunda equipas inteiras à medida que tentam criar valor acrescentado.
Sabes como sei? Passei os últimos 5 anos a combatê-las.
Procedimentos que passaram a rascunhos
Durante os últimos anos, fiz dezenas e dezenas de procedimentos.
Tentava sempre escrever de forma mais simples possível. O meu objetivo era que qualquer um percebesse à primeira leitura.
Por isso usava:
- Frases curtas
- Linguagem simples
- Instruções diretas
- Várias imagens
- Exemplos reais
Até que me apercebi que os procedimentos vinham sempre para trás. Esbarravam nas assinaturas seguintes.
Sim, sempre que se criava um procedimento, precisava de passar por 4 pessoas da hierarquia. Ridículo, eu sei.
Resultado? Os procedimentos que recebiam resposta, vinham para trás com linguagem totalmente diferente:
- Mais formal
- Menos imagens
- Mais confusos
- Menos diretos
Quando dava por ela, tinha à minha frente um documento jurídico. E não o simples documento que tinha criado.
Consegues adivinhar o que acontecia ao procedimento? Era ignorado.
Afinal, sempre que alguém precisava de consultá-lo, tinha que tirar uma licenciatura em direito para o conseguir decifrar.
Existia sobre-processamento desde o início ao final do processo. A começar por mim até à última pessoa que assinava o procedimento.
Só ali, estávamos a desperdiçar o tempo de 4 pessoas que resultava num documento que ninguém consultava.
Como viste, o sobre-processamento resultou em:
- Passos que não eram necessários
- Trabalho extra
- Duplicação de trabalho
E o pior de tudo? Os procedimentos não entregavam valor para a equipa que o iria utilizar.
Visto de fora, parecia que estávamos a adicionar valor e seriedade.
Na realidade, estávamos a adicionar complexidade e passos desnecessários – trabalho entre a eficiência e o valor: sobre-processamento puro.
Como Evitar o Sobre-Processamento
1. Define as Necessidades do Cliente
Recolhe feedback contínuo para alinhar o processo ao que realmente importa.
2. Cria Padrões Claros
Aplica Standard Work e revê periodicamente os processos.
3. Usa Ferramentas Adequadas
Garante formação técnica e seleciona ferramentas simples e eficazes.
4. Questiona o “Sempre Fizemos Assim”
Promove mentalidade de melhoria contínua através da técnica dos 5 Porquês.
5. Mede o Que Interessa
Ajusta KPIs para medir valor entregue, não volume de trabalho. Recompensa quem simplifica, não quem “faz mais”.
6. Melhora a Comunicação
Clarifica responsabilidades e fluxos de aprovação entre equipas.
7. Mapeia o Fluxo de Valor
Identifica redundâncias e redesenha processos focando em eliminar etapas sem valor.
Vais Ganhar Tempo e Recursos
Quando eliminares o sobre-processamento do teu negócio, vais libertar tempo e recursos.
A tua equipa deixará de fazer trabalho que ninguém valoriza e começará a focar-se no que realmente importa.
Os processos tornam-se mais simples, mais rápidos, mais claros.
A equipa entende o que fazer, sem precisar de interpretações.
Os clientes recebem exatamente o que pedem, com a qualidade que esperam.
Mais importante: eliminas a frustração de fazer trabalho desnecessário. A equipa sente que o esforço tem impacto real.
Esta é a diferença entre fazer mais e fazer melhor.
Finalmente entendes o que está escondido entre a eficiência e o valor: sobre-processamento que rouba tempo sem entregar resultados.
Na próxima semana vou mostrar-te o quinto desperdício que está a sugar energia da tua equipa.
Para a semana? Atacamos a próxima vítima. 👊
Elevo a produtividade da tua PME com métodos simples e eficazes.
O meu trabalho? Ajudar-te a criar mais valor com os recursos que já tens. Sem investimentos adicionais. Sem complicações.
Implemento metodologias de Qualidade e Lean que te permitem aumentar receitas sem disparar os custos operacionais.
Não desperdices mais o teu potencial.
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