Já todos caímos no erro de procurar a produtividade nas horas de trabalho, não já?
Eu já.
Erro. Percebi muito rápido no que me cometi.
Porquê? Porque as horas e a presença estavam lá. Mas o valor? Esse não aparecia.
Infelizmente, conheço muitas empresas que ainda olham para as horas ou presenças e pouco para o valor acrescentado.
É sobre isso que vamos falar hoje.
Portanto, o segredo da produtividade não são as horas de trabalho. É o valor que crias.
As Horas Não Produzem
Se já trabalhaste num escritório, seja ele qual for, aposto que reconheces esta personagem:
Aquele que chega cedo, sai tarde, parece que trabalha muito mas, valor que é bom… muito pouco.
A culpa não é dele.
Isto vem já desde os tempos da revolução industrial.
Desde a produção em massa de Henry Ford onde mais horas e presenças significavam mais peças.
A lógica era evidente: mais horas = mais produção.
Agora? Não funciona assim. Pois não?
Especialmente se tiveres um trabalho de conhecimento.
Porque na produção em massa, cada um fazia uma única tarefa. Repetitiva. Todos os dias.
Não é o que acontece contigo, pois não?
O teu trabalho é mais complexo.
Tu não tens uma única tarefa.
Tens muitas.
E é por isso mesmo que tens de deixar de olhar para as horas. E sim para o valor.
Porque enquanto estiveres a olhar para as horas acumuladas estarás a abrir a porta para o desperdício, sobrecarga e desmotivação global da equipa.
É aqui que começas a colocar tudo em causa.
“Comecei este negócio para ganhar liberdade. Acabei por ficar preso”, pensas.
Já estive aí.
Valor. É o Que Importa.
Até a Toyota já sofreu com este problema. Mas isso fica para uma próxima.
Agora, vou-te ajudar a focar no valor acrescentado.
1. Identifica o Valor
O primeiro passo é sempre identificar no teu serviço o que o teu cliente valoriza.
Identifica, no teu sistema, quando e quais são as etapas que acrescentam valor de forma direta ao cliente.
Como?
Escolhe um serviço que estás a prestar. Idealmente, um serviço de uma ampla família de serviços.
Junta a tua equipa. Reserva 2 horas do vosso tempo a identificar todas as tarefas desde o início ao fim do vosso sistema.
Deixa a tua equipa falar. O teu papel é o de moderador.
No final, terás uma lista de tarefas.
Dessa lista, identifica as 2 que mais valor acrescentam em cada etapa do teu sistema.
Ok. Identificaste o teu ouro. Aquilo a que o teu cliente está disposto a pagar.
2. Reconhece o Desperdício
O segundo passo é ter consciência que todos os outros passos, por mais necessários que sejam, são desperdício.
No fundo, o teu cliente não quer pagar por tarefas como estas:
- Ficheiros digitais enviados várias vezes por email
- Processos aguardando análise ou stock de materiais sem uso
- Procurar ficheiros, alternar entre vários sistemas ou refazer buscas de informação
- Relatórios ou emails que ninguém lê
- Múltiplas reuniões para uma simples decisão
- Tarefas repetitivas
Identifica-as.
3. Elimina ou Otimiza
Tenta otimizá-las ou, melhor ainda, eliminá-las!
Aqui, vale tudo. Pede ajuda à equipa e sê criativo.
Além disso, maior parte destas tarefas consegues eliminar sem gastar um único euro.
4. Melhora o Sistema
Depois de identificar o valor e eliminar desperdícios, a tua equipa vai ter tempo.
PROTIP: Não aumentes o ritmo!
Maior parte dos empreendedores erra aqui.
Querem vender mais. Faturar mais.
Não faças isso. Ou melhor, ainda não.
Dá tempo à tua equipa para melhorar.
Se conseguires instituir o hábito da melhoria contínua, irás produzir num ritmo que nunca sonhaste. E… em menos horas.
O Primeiro Passo
Controlar as horas só fará com que sobrecarregues as equipas e instaures um mal estar geral.
Segue estes passos.
Garanto que se identificas valor acrescentado, atacas desperdícios e melhoras de forma contínua o teu sistema, tudo mudará para melhor.
Consequentemente, deixarás de olhar para as horas de trabalho.
Passarás a olhar para o que realmente importa: o valor que entregas ao cliente.
Porque no final do dia, o segredo da produtividade não são horas de trabalho.
É o valor acrescentado que crias.
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