Quando alguém sai da tua empresa, leva consigo algo muito valioso.
Leva o conhecimento que acumulou durante anos.
E o pior? A maioria dos empreendedores só percebe este facto tarde demais.
Muitos perdem o maior ativo do seu negócio: o conhecimento.
É um dos ativos mais valiosos do teu negócio. Resulta de:
- Anos de investimento em formação
- Lições aprendidas através de erros e acertos
- Técnicas otimizadas para o teu contexto específico
- Relações com clientes e fornecedores
É um ativo tão óbvio que me surpreende como tantos empreendedores o ignoram completamente.
Quando esse conhecimento sai da porta com a pessoa, o que acontece?
- Tens que aprender tudo novamente
- Precisas de ensinar tudo do zero à nova equipa
- Voltarás a cometer erros que já tinham sido ultrapassados
- Gastarás horas infinitas em formação
Puro desperdício, não achas?
No entanto, são poucos os negócios que conheço que possuem um sistema que assegura que o conhecimento fica dentro do negócio.
“Mas criar standards dá muito trabalho!”
“O nosso negócio é diferente, impossível padronizar!”
“Todos os dias são diferentes, não faz sentido!”
Já ouvi todas estas desculpas. E todas caem por terra quando o colaborador-chave sai e leva consigo todo o conhecimento.
A verdade é que podes evitar tudo isto com um simples Standard.
A Solução Simples Que Quase Ninguém Usa: Standards
Assegura-te que tens um Standard criado para cada etapa do teu processo.
“Mas, afinal, o que é um standard?”, perguntas tu.
Um standard é a forma mais eficiente e eficaz, à data de hoje, de realizares uma tarefa, tendo em conta as pessoas, materiais e equipamentos envolvidos.
É simplesmente o registo da melhor forma conhecida para realizar determinada atividade no teu negócio.
4 Razões Pelas Quais os Standards São Cruciais
1. São o Ponto de Partida Para a Melhoria Contínua
Não consegues melhorar o que não está definido. Sem um standard, estás apenas a testar variações aleatórias.
Encara um standard como uma referência, um ponto de partida.
Define primeiro a forma atual mais eficaz. Estabiliza-a. Testa-a com a tua equipa. Depois, sim, vem a melhoria com base nesse standard.
Conseguiste melhorar?
Ótimo.
Agora, atualiza o standard!
2. Formam a Base da Formação
Os standards são uma das bases da formação de novos elementos para a tua equipa.
Quando tens standards bem definidos, qualquer novo membro pode:
- Aprender rapidamente a melhor forma de trabalhar
- Contribuir desde cedo para a melhoria contínua
- Evitar os erros que outros já cometeram
Repara, se os standards forem utilizados para a melhoria contínua do trabalho e desenvolvimento do processo, não só o formando terá toda a informação sobre o trabalho atualizado como também terá uma descrição de qual a melhor forma de realizar aquela tarefa.
Além do novo membro da equipa precisar de um tempo de formação muito menor do que sem um standard, poderá contribuir para a melhoria contínua do trabalho num curto espaço de tempo.
3. Mantêm o Conhecimento Dentro do Negócio
Os standards são as ferramentas que te permitem manteres um dos maiores ativos do teu negócio, o conhecimento.
Como os standards são a base de qualquer processo de melhoria contínua, à medida que vais melhorando o processo, melhor e mais completo será o standard do trabalho.
É como se a tua equipa estivesse a passar todo o seu conhecimento para a estrutura.
Mesmo que alguém importante saia da tua equipa (algo que não consegues controlar), reténs grande parte do conhecimento nos standards.
É como se a tua equipa estivesse constantemente a transferir o seu conhecimento para a estrutura da empresa.
4. Garantem Qualidade e Consistência
Com standards bem implementados, a Qualidade mantém-se, independentemente de quem está a fazer o trabalho.
Mas atenção, isto não é sinónimo de opressão ou repreensão do trabalho. Pelo contrário.
Se o trabalho tiver algum erro ou problema, analisa o problema com a tua equipa. Juntos tentam melhorar até conseguirem fechar um novo standard.
Se tiveres alguma sugestão, ótimo! Junta a equipa para avaliarem se a solução deve ser implementada no standard.
Lembra-te, os standards não são um documento fechado.
São somente uma forma de garantir que o trabalho é realizado da melhor forma possível.
O Grande Mito Sobre os Standards
Pelo que tenho visto, os standards não são criados porque existe uma visão errada sobre os mesmos.
Muitos acreditam que os standards são restritivos e limitam a criatividade.
A verdade? É exatamente o oposto.
Os standards libertam a criatividade porque:
- Poupam tempo em “reinventar a roda” constantemente
- Focam a energia da equipa em melhorar, não em redescobrir
- Estabelecem uma base comum a partir da qual todos podem inovar
Como Implementar Standards (Em 5 Passos Simples)
Já percebeste o quão fundamentais são os standards para qualquer equipa.
Agora, deixo-te aqui 5 passos para aplicares um standard com sucesso:
- Reúne a tua equipa e explica a intenção. (explica para que serve, em que os vai ajudar e como o melhorar)
- Constrói o standard em conjunto (garante que todos partilham as suas “técnicas secretas”)
- Documenta de forma simples e visual (nada de manuais de 100 páginas)
- Coloca o standard no local de trabalho (QR code, link, ou documento próximo do ponto de uso)
- Revê e melhora regularmente com a equipa
Depois é só analisar como o trabalho está a correr.
Garante é que é a tua equipa a criar o Standard. Afinal, eles é que são os especialista e detém todo o conhecimento da tarefa.
Numa fase mais avançada, deverás começar a registar tempos como o Takt Time e o Cycle Time para poderes melhorar o standard ao longo do tempo.
Os standards não tem que ser complexos
Toda a gente pode criar um standard.
Nem que seja um standard para organizar o seu posto de trabalho.
Às vezes, um standard é só teres um sítio para tudo e tudo no sítio.
Outras é tudo o que fazemos para evitar voltarmos ao mesmo problema.
Os standards não tem que ser complexos. Aliás, não podem.
Tem que ser simples, práticos e estar disponíveis assim que seja preciso realizar a tarefa. Senão, não serão seguidos.
A Pergunta de Ouro
Sempre que ocorrer um problema numa etapa do processo, faz esta pergunta:
“Seguiste o standard para este processo?”
Se a resposta for não, refazem a tarefa seguindo o standard.
Se a resposta for sim, e mesmo assim ocorreu um erro, é hora de melhorar o standard em conjunto.
Desta forma, usas todo o conhecimento e potencial da tua equipa enquanto garantes que esse ativo permanece no teu negócio.
Começa Hoje a Proteger o Teu Ativo Mais Valioso
Pensa no colaborador mais valioso da tua equipa. Se essa pessoa saísse amanhã, quanto conhecimento irias perder? Agora multiplica isso por cada pessoa na tua equipa. Assustador, não é? Por isso é que os standards são o teu melhor seguro.
Os standards não precisam de ser complexos.
Começa com as tarefas mais críticas ou com aquelas que dependem de pessoas específicas na tua equipa.
Transformo a produtividade das PMEs com métodos simples e eficazes.
O meu trabalho? Ajudar a tua equipa a criar mais valor com os recursos que já tens. Sem investimentos adicionais. Sem complicações.
Implemento metodologias de Qualidade e Lean que te permitem aumentar receitas sem disparar os custos operacionais.
Chega de desperdiçar potencial.
