Esta semana vou-te falar sobre um erro comum: confundir ocupação com produtividade.
Sei que sabes perfeitamente qual é a diferença entre estar ocupado e ser produtivo.
Eu também sabia…
Até que me apercebi que estava a dizer sim a tudo e tinha a agenda sempre cheia.
Muito provavelmente também acontece contigo.
Já tiveste aquela sensação de estar o dia todo a trabalhar a fundo, chegar ao final completamente esgotado e, fazendo bem as contas, o dia não ter rendido assim tanto?
Esse era o meu dia-a-dia. E hoje vou explicar-te exatamente como descobri a diferença entre estar ocupado e ser produtivo e como podes aplicar as mesmas estratégias.
O Profissional “Sim, Conta Comigo”
Pensava que, para ser um profissional de excelência, tinha que atacar todas as frentes. E estar a 110% em cada uma delas.
Não resultou…
Sim, era aquele profissional com o “sim, conta comigo” na ponta da língua.
- Agenda a rebentar pelas costuras
- Sempre a par de tudo
- Presente em todas as reuniões
- Não rejeitava projetos
Quando dei por ela era:
- Engenheiro por conta de outrem
- CEO de uma PME de serviços
- Músico aos fins-de-semana
- Fotógrafo nas “horas vagas”
(E ainda esbocei a possibilidade de começar a treinar para uma maratona… Logo eu, que detesto correr e nunca corri na vida…)
Estás a ver onde isto me levou, certo? A. Lado. Nenhum.
Tudo porque não me conseguia dedicar a nada a 100%. Estava sempre ocupado, atarefado, sobrecarregado, descuidado, apressado.
Estava preso numa roda de hamster.
A Diferença Entre Estar Ocupado e Ser Produtivo Que Muda Tudo
Foi então que percebi a diferença entre estar ocupado e ser produtivo:
Estar ocupado = Movimento constante. Sempre a fazer alguma coisa.
Ser produtivo = Alcançar resultados significativos. Progredir em direção aos teus objetivos.
Trata-se de trabalhar de forma mais inteligente, não com mais afinco.
Tive que definir as atividades que me permitiam avançar e estar cada vez mais próximo dos meus objetivos. Tudo o que me desviava do objetivo, dizia que não.
Não faz sentido desperdiçares o teu bem mais precioso, o tempo, em algo que não contribui para alcançares os teus sonhos.
As 6 Estratégias Para Ser Produtivo (Não Apenas Ocupado)
1. Tudo o Que Não É “100% SIM” É Não
Aprendi isto no livro “Essencialista”. Pergunto: “Isto aproxima-me dos meus objetivos?”
Se a resposta não for “100% SIM”, então é um não.
2. Prioriza o Que É Importante
Uso a Matriz de Eisenhower. Determino o que é importante e o que é urgente.
Esta ferramenta ajuda-me a perceber a diferença entre estar ocupado e ser produtivo na prática.
3. Agenda Tudo e Cumpre
Agenda todas as tarefas e cumpre com elas. Assegura-te que lá só colocas “100% SIMs”.
4. Cria Templates e Sistemas
Os standards dão-te uma ajuda brutal. Criei standards para mim próprio.
Assim, sempre que volto a determinada tarefa, não há dúvidas e não perco tempo a aprender tudo outra vez.
5. Foca-te Num Projeto de Cada Vez
Passei a aceitar um projeto de cada vez. Nada de projetos simultâneos.
Não só o meu foco aumentou significativamente como consigo fazer mais projetos no mesmo período (e todos com mais qualidade).
6. Começa Pelo Mais Importante e Chato
Se começar logo a fazer o que me custa mais energia, o resto acaba por ser feito com muito menos esforço.
Como o ditado diz: “Come o sapo logo pela manhã. Se houver 2 sapos, come primeiro o maior.”
Claro que só consegues aplicar estas estratégias se tiveres bem definidos os teus objetivos.
Os Resultados de Entender a Diferença Entre Estar Ocupado e Ser Produtivo
Resultado? Os resultados começaram a aparecer.
Tudo porque percebi que permanecia constantemente ocupado e não produtivo.
Passei a ter tempo para me dedicar com mais profundidade nas tarefas que realmente importam, passei a ter mais tempo para arriscar noutras formas de conteúdo (como estas newsletter…) e comecei a caminhar na direção certa.
Tudo isto, gastado o mesmo ou menos tempo de quando permanecia ocupado.
Quando a Vida Fica Uma Correria
Não me interpretes mal.
Há momentos em que a vida fica uma correria. Do nada, tudo fica virado do avesso. Um verdadeiro caos.
Eu entendo isso.
Mas nunca permitas que essa correria seja o teu normal.
Pelo menos, eu nunca quero olhar para trás e pensar: “Eu era muito bom em me manter ocupado”.
Como Aplicar a Diferença Entre Estar Ocupado e Ser Produtivo
Para começares a implementar estas mudanças, pergunta-te sobre:
Os Teus Objetivos:
- Quais são os meus 3 objetivos principais este ano?
- Que atividades me aproximam diretamente destes objetivos?
- O que estou a fazer que não contribui para nada?
A Tua Agenda:
- Quantas reuniões desta semana são realmente necessárias?
- Que projetos posso eliminar ou delegar?
- Onde estou a dizer “sim” quando devia dizer “não”?
Os Teus Sistemas:
- Que tarefas repito constantemente que podia sistematizar?
- Onde posso criar templates para poupar tempo?
- Como posso automatizar processos rotineiros?
A Transformação Que Te Espera
Quando começares a aplicar a diferença entre estar ocupado e ser produtivo:
Semana 1: Vais sentir-te “culpado” por dizer não
Mês 1: Vais ter mais tempo para te focar no que importa
Trimestre 1: Vais ver resultados concretos nos teus objetivos
Ano 1: Vais olhar para trás e não acreditar como conseguiste fazer tanto
O Teu Próximo Passo
Para de confundir movimento com progresso.
Escolhe produtividade em vez de ocupação.
Pergunta-te hoje mesmo:
- “Esta atividade aproxima-me dos meus objetivos?”
- “Estou ocupado ou estou a ser produtivo?”
- “O que posso eliminar da minha agenda esta semana?”
Lembra-te: A diferença entre estar ocupado e ser produtivo é a diferença entre movimento e progresso real.
Sai da roda de hamster. Foca no que realmente importa.
Elevo a produtividade da tua PME com métodos simples e eficazes.
O meu trabalho? Ajudar-te a criar mais valor com os recursos que já tens. Sem investimentos adicionais. Sem complicações.
Implemento metodologias de Qualidade e Lean que te permitem aumentar receitas sem disparar os custos operacionais.
Não desperdices mais o teu potencial.
Se precisares de ajuda? Inscreve-te na newsletter e responde com um email! (é grátis…)
