Percebes a importância de ter bons standards a suportar todo o teu processo de trabalho, certo?
O que acontece depois de perceberes que os standards são dos maiores ativos do teu negócio?
Tentas implementar. E muito bem.
Mas… rapidamente percebes que não acontece como estavas à espera.
Hoje venho-te ajudar a aplicar standards como base para a melhoria contínua no teu negócio com base no princípio 5 da Toyota: “Trabalha Standards como base para a Melhoria Contínua”.
Se Tentaste e Desististe… É Normal
Calma, também já estive aí.
Se tentaste implementar os Standards e os SOP no teu negócio e desististe, é completamente normal.
Também já me aconteceu…
Começas a duvidar dos Standards e cedes à tentação… de os esquecer.
Voltas à estaca zero.
Deixas um dos maiores ativos do teu negócio sem proteção nenhuma.
Mas já te perguntaste:
Porquê?
Porquê que não consigo implementar os standards como base para a melhoria contínua no meu processo de criação de valor?
O Erro Que Todos Cometemos
Está-te a acontecer o que já me aconteceu.
Estás-te a focar demasiado na parte final do Standard: o trabalhador e o trabalho propriamente dito.
O problema, normalmente, está muito antes disso.
Ser líder!
Todos queremos que o nosso processo de criação de valor evolua da forma mais constante possível.
Sempre com o objetivo de desperdiçar o mínimo possível e entregar o máximo de valor para o cliente.
É por isso que quando pensamos em definir SOP e Standards ficamos muito entusiasmados.
É fácil vender-te a ideia de que os Standards são ativos que já estão presentes no teu negócio.
No entanto, esquecemo-nos de que de nada servem se depois não forem utilizados.
De que de nada servem se não forem utilizados como base para a melhoria contínua.
É sinal que o teu negócio não está a evoluir.
A Culpa Não Está na Tua Equipa
Sim, é verdade.
Quando me dizem que não estão a conseguir aplicar os standards nem fazer com que eles sejam seguidos, 90% das vezes o problema não está na equipa.
Está antes… Sim… em ti.
Na liderança. Principalmente na liderança mais próxima da equipa.
Não é que não consigas cativar ou influenciar a tua equipa.
Eles é que simplesmente não conseguem aplicar os standards por 3 motivos:
- As expectativas não estão claras
- Não tiveram formação necessária
- Não têm tempo suficiente
Motivo #1: Falha nas Expectativas
Para os líderes que adoram microgestão, burocracia e controlar os trabalhadores, os Standards são como uma droga.
Do nada, estão mais focados a criar burocracia e em pressionar os trabalhadores do que a usar os Standards como base para a melhoria contínua.
Lembra-te: Os Standards servem como base para a melhoria contínua.
O que se espera dos líderes é que juntem a equipa para criarem os Standards e apoiem os trabalhadores, não só seguirem os Standards como também a identificar formas de os melhorar.
Os trabalhadores deverão ser reconhecidos como analistas e desempenhar um papel ativo na resolução de problemas.
O objetivo é utilizar o seu conhecimento profundo para a melhoria contínua, incentivando a flexibilidade e a inovação no trabalho.
Motivo #2: Sem Tempo para Formação
Os standards não servem para evitar a formação.
Pelo contrário. Os standards exigem mais formação para a equipa.
Claro que através dos standards fica muito mais fácil formar alguém porque tem toda a informação à sua frente. No entanto, o objetivo dos standards não é esse.
Não te esqueças: MELHORIA CONTÍNUA.
Se a tua equipa não souber o porquê de estar a fazer o trabalho de determinada maneira nem como se chegou àquele standard, como vão conseguir continuar a melhorar?
Além disso, deverás dar formação específica sobre o que é esperado da tua equipa sobre o standard.
Deixar bem claro que não se trata de controlo.
Apesar de o standard ser para ser seguido, o objetivo é comportarem-se como analistas e resolver problemas.
Motivo #3: Sem Tempo Suficiente
No standard deverás ter um tempo associado para realizar determinada tarefa.
(Tack Time e Cycle Time)
No entanto, este tempo deverá ser flexível o suficiente para permitir uma análise e possível melhoria contínua do standard.
Senão, se a tua equipa se sentir atrasada em determinada tarefa, estará focada a realizar a tarefa, e não a melhorar o standard.
Calma, isto não significa perdas de produção.
A curto prazo não irás produzir num ritmo inferior ao que já tens.
Mas, a médio e longo prazo, verás que, após umas pequenas melhorias, o tempo de trabalho irá baixar drasticamente.
Standards Como Base Para a Melhoria Contínua É Sobre Equilíbrio
As pessoas que estão a fazer o trabalho estão na melhor posição possível para melhorar os standards.
No entanto, simplesmente não gostam de seguir regras específicas e restritas quando estas são impostas. É só uma forma de criar um ambiente hostil, de resistência e fricção entre a gestão e a equipa.
Isto é tudo o que não queres. Lembra-te, quem está em melhor posição para melhorar o standard é sempre a tua equipa.
A palavra-chave para os standards como base para a melhoria contínua é… equilíbrio.
Tens que ter standards específicos o suficiente para serem usados como um guia, mas também gerais o suficiente para permitirem alguma flexibilidade.
A parte crítica nos Standards é encontrar um equilíbrio entre entregar à tua equipa uns standards específicos para seguirem e dar espaço suficiente para eles os inovarem e serem criativos, considerando sempre os desafios dos custos, qualidade e entrega.
Como Implementar Standards Como Base Para a Melhoria Contínua (O Método Toyota)
Para garantir que a tua equipa os segue, deves:
Assumir uma Atitude de Suporte
Em algumas empresas chamam a postura de “Servant Leader” – um líder que está ali para ajudar a equipa e para retirar os obstáculos da frente.
Define Bem:
- O tempo necessário para o trabalho
- A sequência de passos
- O material necessário
- O Output desejado (adiciona um exemplo para ajudar!)
Segue a Lógica PDCA
Um standard não é um documento estático, mas sim um processo em constante evolução.
Sê a Primeira Linha de Apoio
Conhece todas as tarefas realizadas para que possas ajudar ou substituir caso surja algum problema.
Deverás ser a primeira linha de apoio e não aquele chefe que controla o trabalho…
A Mentalidade Toyota Para Standards
Na Toyota, o gestor mais próximo da equipa tem funções de suporte, apoio e garantia de qualidade.
Não têm poderes disciplinares.
Estão lá para apoiar, ajudar a seguir o Standard e ajudar a resolver os problemas caso surjam.
Os Standards como base para a melhoria contínua nada mais são do que uma forma de atingires os objetivos a que te propuseste.
Não é de todo uma ferramenta de controlo dos trabalhadores.
Portanto, devemos assumir a responsabilidade de garantir que a equipa aprenda, seja apoiada e tenha todas as oportunidades de concluir o trabalho Standard sempre que o executar.
Fornecer esse suporte é o papel do líder. O teu papel.
Começa a Apoiar em Vez de Controlar
Para de tentar controlar e começa a apoiar.
Pergunta-te:
- Estou a usar os Standards como base para a melhoria contínua ou para controlar?
- A minha equipa tem tempo suficiente para analisar e melhorar os processos?
- Estou a ser um “Servant Leader” ou um microgestor?
Lembra-te: os standards como base para a melhoria contínua são a base para evolução, não uma forma de controlo da equipa.
Muda a tua mentalidade.
Apoia em vez de controlar.
Facilita em vez de pressionar.
Elevo a produtividade da tua PME com métodos simples e eficazes.
O meu trabalho? Ajudar-te a criar mais valor com os recursos que já tens. Sem investimentos adicionais. Sem complicações.
Implemento metodologias de Qualidade e Lean que te permitem aumentar receitas sem disparar os custos operacionais.
Não desperdices mais o teu potencial.
Se precisares de ajuda? Inscreve-te na newsletter e responde com um email! (é grátis…)
