O maior erro de Qualidade que cometi foi: tentarmos controlar as pessoas e não o fluxo de trabalho.
O pior?
Não usava nenhum método como o Kanban para o fazer.
É um erro comum.
Principalmente nos negócios de serviços.
Como o fluxo de trabalho e a criação de valor não é visível, caímos na tentação de controlar a equipa – verificar se estão ocupados, se estão “a trabalhar”.
O problema?
Não é por controlarmos as pessoas que conseguiremos ver o fluxo de trabalho.
Afinal, garantir que estão ocupados e a “trabalhar” não significa que estejam a gerar valor para o cliente.
Cada membro da tua equipa pode estar atarefado na sua tarefa e, mesmo assim, o trabalho não fluir.
Os sinais de alerta são claros:
- Equipa 120% ocupada
- Há muito trabalho por entregar
- O trabalho acumula-se cada vez mais
- É gerado pouco valor para o cliente final
Estás perante um gargalo no teu fluxo de trabalho.
Infelizmente, maior parte das equipas que enfrentam um gargalo nem se apercebem dele.
O trabalho é tanto que quando dão por ela estão só ocupadas 120% do tempo e, mesmo assim, o trabalho… não desenvolve.
Não geram valor para o cliente.
É como se estivessem parados no trânsito na hora de ponta.
Querem ir do ponto A ao ponto B.
E até estão a conduzir todo o tempo.
Mas, como estão no trânsito, não estão a progredir nos quilómetros.
Puro desperdício.
Tens um Gargalo no fluxo de trabalho
Sim, existem gargalos em todos os fluxos de trabalho.
Mesmo os fluxos mais otimizados tem gargalos e oportunidades de melhoria. Não te iludas.
Isto acontece principalmente nas equipas de conhecimento – equipas que utilizam o seu conhecimento para gerar valor para o seu cliente (serviços, projetos, programação, marketing…).
Porquê? Por várias razões:
- Podem estar só inconscientes do problema que tem na equipa
- Demasiado ocupados para encarar o problema
- Não há feedback por parte da equipa
- Fluxo de trabalho é invisível
- Falta de dados de trabalho
Entendo perfeitamente.
Afinal, é bem mais fácil visualizar o trabalho a fluir numa unidade fabril, por exemplo.
Onde numa simples deslocação ao chão de fábrica consegues ver o produto a ser criado. Nas equipas de conhecimento é diferente.
O fluxo de trabalho e o trabalho gerado muitas vezes não é tangível.
Como tornar o fluxo de trabalho visível?
1. Usa um mapa de fluxo de valor (VSM)
Através do VSM consegues ter uma ideia do teu fluxo de valor – o caminho que o trabalho percorre desde o início até à entrega do cliente.
Apesar de ser uma equipa de conhecimento, deves ter alguma forma de gerar valor para o teu conhecimento, certo?
Utiliza um VSM para criares um. (colocar link do artigo de VSM)
Não sabes como o fazer?
Posso-te ajudar. (grátis…)
Responde a este email e tratamos disso.
Atenção – o importante é criar o fluxo de valor que existe no momento e não o fluxo de valor que gostarias de ter.
Para isso efetua uma reunião com vários membros de equipa e pergunta o que de facto é feito no dia-a-dia.
Na prática.
2. Implementa o Método Kanban para Visualizares o Trabalho
Ok.
Agora que já tens o teu fluxo de trabalho à frente, vamos implementar o método Kanban.
O Kanban nada mais é do que uma forma de gerires o trabalho e a evolução da tua equipa.
É um método orientado para a melhoria contínua que te permite visualizar todo o trabalho que a tua equipa está a fazer de uma forma dinâmica.
Assim, conseguirás ver os progressos, a evolução e o valor que a tua equipa está a gerar.
O Método Kanban é Mais do que um Quadro
O Kanban não é só um quadro branco com colunas de “TO-DO / DOING / DONE” preenchidas com post-its.
Podes usar o quadro para gerir o fluxo de trabalho? Claro que sim.
Mas estarás a seguir o Método Kanban apenas por usares o quadro? Claro que não.
Para implementares verdadeiramente o Método Kanban, precisas de seguir estas 6 práticas fundamentais:
Prática 1: Visualizar o trabalho
Visualiza o trabalho, o fluxo de trabalho da tua equipa.
Para facilitar, substitui as típicas colunas do WORK / TO-DO / DONE por todas as etapas do teu fluxo de trabalho, do teu sistema de geração de valor (VSM).
Assim, conseguirás visualizar de uma forma muito óbvia onde se encontram as dificuldades e as oportunidades de melhoria do teu processo.
Prática 2: Limita o WIP (Work in Progress)
Eu sei, muito provavelmente este ponto não faz sentido para ti.
Mas repara, quando tens 10 projetos a decorrer simultaneamente, na verdade, tens zero projetos concluídos.
E projetos não concluídos, não geram valor para o cliente.
Deixa-me perguntar-te: quantas vezes iniciaste projetos novos sem teres acabado os projetos que já tinhas em mãos?
E esses projetos, foram entregues da melhor forma possível ao cliente?
Isto vai-te permitir aumentar a Qualidade do teu trabalho do dia para a noite.
Este pequeno ajuste pode aumentar a tua produtividade – simplesmente porque passas a terminar o que começas em vez de acumular trabalho pela metade.
Porque sejamos sinceros, quando começas projetos novos, vais acabar os projetos que tens por entregar… à pressão.
Afinal, adicionaste trabalho sem libertar espaço para o poderes aceitar.
O resultado? Retrabalho.
O mesmo é dizer… sim, adivinhaste. Desperdício!
Limitar o WIP vai permitir-te:
- Aumentar a Qualidade do trabalho entregue
- Terminar projetos em vez de apenas os começar
- Evitar o retrabalho causado pela pressão de prazos
- Gerir a capacidade real da tua equipa
- Oferecer prazos realistas aos teus clientes
Prática 3: Gere o Fluxo de trabalho
Passa a recolher dados sobre quanto tempo a tua equipa demora em cada etapa do processo. Estes dados são cruciais para identificares o gargalo com precisão e melhorares o fluxo de forma contínua.
Analisa métricas como:
- Tempo médio para completar uma tarefa
- Tempo de espera entre etapas
- Quantidade de trabalho em cada fase
Prática 4: Define as Regras
Define as regras de uma forma bem explícita e clara para toda a gente.
Aliás, pede ajuda à tua equipa para definir as regras.
Quando eles sentem que fazem parte do processo, o comprometimento aumenta significativamente.
Deverás definir:
- Critérios para puxar o trabalho de etapa em etapa
- Limites de WIP para cada etapa
- Regras do processo
Podes sempre adaptar e criar regras conforme as necessidades do teu processo.
Prática 5: Implementar Reuniões de Feedback
Ao implementares reuniões de feedback, garantes a melhoria contínua do teu processo a longo prazo.
É fundamental a tua equipa comunicar entre etapas do teu processo.
Encoraja a tua equipa a colaborar para a resolução de problemas em todas as etapas do processo, mesmo que não sejam uma parte ativa nessa etapa específica.
Prática 6: Cria uma Política “Safe-to-Fail”
Protege a tua equipa do erro.
Aliás, incentiva-os a errar.
Incentiva-os para irem além do limite.
O erro é sinal de oportunidades de melhorias. As soluções desses problemas são ouro para o teu processo.
Assim, vais antecipar um erro que poderia acontecer numa fase mais avançada do teu negócio.
O ideal?
Reunir toda a equipa para resolver o erro.
Não te esqueças, estes erros serão ouro a longo prazo!
O Método Kanban é mais do que um simples quadro.
Se o quiseres aplicar terás que aplicar estas 6 práticas no teu processo e fluxo de trabalho.
Senão, sim, é só um quadro.
Método Kanban é sobre Evolução, Não sobre revolução
O Kanban tem o potencial de mudar tudo no teu processo de trabalho.
No entanto, lembra-te que o método é sempre sobre evolução e não sobre revolução.
De nada vale tentares aplicar o método se não souberes qual é o teu processo nem qual o teu panorama atual.
O método deverá ser aplicado de uma forma gradual para que consigas aplicar todas as práticas com sucesso.
Vai chegar a uma altura em que conseguirás não só aplicar o método, mas também melhorar o fluxo de trabalho e gerir todas as etapas da tua equipa.
Dica extra: Não tentes aplicar todas as práticas Kanban ao mesmo tempo. Experimenta 1 ou 2 de cada vez, avalia os resultados e depois avança para os seguintes.
Ao escrever para todos os empreendedores espero sensibilizá-los para este problema.
Ajudá-los a tornar as suas empresas mais Produtivas através da Qualidade, atingir um nível de Qualidade de produto/serviço e processos que lhe permitam aumentar as suas receitas sem disparar os seus custos de operação.
Não deixes que a falta de qualidade continue a limitar o potencial do teu negócio.
