E se te dissesse que existe um atalho para evitar o caos nos projetos?
Detesto perder tempo.
Sabes aquela sensação de estar atrasado? Que o prazo está ali ao virar da esquina?
Quando dás por ela, lá estás: horas extra, sábados e domingos.
Tudo isto, porque não perdeste tempo suficiente onde deverias.
Às vezes, compensa perder mais tempo em atividades que te poupam tempo no futuro.
Quantas vezes já te arrependeste de não ter dado mais atenção a algo que poderia mudar tudo?
É isso que acontece com uma das bases de qualquer projeto. Um pequeno documento, mas fundamental para o projeto.
Qual? Project Charter.
O ponto de partida para qualquer projeto.
Infelizmente, maior parte das equipas encara como “mais um documento”. “Só serve para dar mais trabalho.”, dizem. Encaram como se fosse burocracia.
Não é.
Poupa horas e horas de desperdício ao longo de um projeto.
O Atalho Para Fugir do Caos
É o documento que dá início ao projeto. Mas não só.
Durante todo o projeto serve-te de referência. Orienta tudo para o que está definido.
É o ponto de partida.
Neste documento consegues encontrar qual o âmbito do projeto e quais os seus principais objetivos. Daí a sua importância.
Se dedicares o tempo necessário e o encarares com a devida importância, ele é um atalho.
Não só te vai poupar horas e horas de desperdício, como te permite ser o mais eficiente possível a atingir todos os entregáveis.
Portanto, encara o Project Charter num projeto como a fundação.
Maior parte das equipas não fazem um Project Charter antes de iniciar um projeto. Não só encaram como uma burocracia como também não percebem a sua importância.
Não vão suficientemente profundo.
Para começares um projeto, há elementos como o âmbito bem explícito e os objetivos que não podem faltar.
Repara: um projeto pode consumir muito tempo, recursos, muito investimento.
É melhor investires tempo a criar uma base sólida, do que depois estar no caos e tentares remendar tudo.
É para isso que este documento serve. Garante que podes iniciar um projeto. Que toda a gente está alinhada com: objetivos, entregáveis, prazos de entrega.
Além disso, garante que investidores, gestores, projetistas e toda a gente envolvida está completamente alinhada ao longo do projeto.
Parte Assustadora
Nunca percebes a importância deste documento no início do projeto.
Esta é a parte assustadora.
Percebo.
No início, estás cheio de energia para fazer acontecer. E, se encaras este documento como burocracia, sentes que estás a perder tempo.
O problema é que quando percebes a sua importância, e o impacto que este documento pode ter no teu negócio, já é tarde demais. Já estás no caos.
E enquanto o encarares como burocracia… lá estarás.
Simples e Direto. Sem Floreados.
Usar Project Charter para impressionar investidores ou clientes? Esquece lá isso.
Vais gastar tempo a criar um documento abrangente e complexo que ninguém lê.
Errado. Aí sim, estás a criar burocracia.
Um Project Charter deve ser simples. Bem direto.
É aquele documento que lês na diagonal e percebes tudo.
Não é por ser importante que precisa de ser complexo. Tem sim que ser simples, direto, eficaz e visual.
O Que Contém um Project Charter?
Vê o Project Charter como se fosse uma receita.
Tal como uma receita, deve ser bem definido e ter um conjunto de ingredientes que permita que o projeto alcance as expectativas de toda a gente.
Num Project Charter deves conter:
Nome do Projeto
Identificação clara e direta.
Propósito
“Porquê que estão a desenvolver o projeto?”. Uma descrição de alto nível.
Objetivos Mensuráveis
Definidos de forma clara o que é considerado sucesso. Utiliza técnica SMART para isto.
Principais Stakeholders
Partes interessadas e envolvidas no projeto. Quem é responsável pelo quê.
Aqui devem constar: investidores, clientes, equipas envolvidas, parcerias, subcontratados…
Principais Entregáveis
O que tu e o teu cliente esperam alcançar no final do projeto. Sê concreto no tipo de entregáveis.
Define o que, quando, como e onde entregar.
Recursos e Planeamento
Resume o orçamento bem como datas importantes.
Com isto garantes que o projeto está autorizado, alinhado com a estratégia, tem expectativas claras desde o início e reduzes riscos de desalinhamento.
Acordo de Todas as Partes
Para fechar um bom Project Charter, deverás chegar a um acordo sobre todos os campos anteriores.
Reúne com o teu investidor para que cheguem a um meio termo e consigas fechar o Project Charter.
Depois… podes começar a trabalhar.
Nota: o investidor, ou cliente, precisa de acordar e assinar o Project Charter.
É um sinal de que estão de acordo com o que foi definido para o projeto.
Assim, tens toda a gente alinhada e ciente do que significa sucesso para o projeto.
Encara Como Um Investimento
É daquelas fases do projeto que compensa gastares tempo. Estarás a poupar horas e horas de caos no futuro.
Deixa de haver ambiguidades, pessoas perdidas do que é para fazer, prazos de entregas, entregáveis.
E, em caso de dúvidas durante o projeto, é só dar uma leitura na diagonal e sabes imediatamente o que tens que fazer e para onde deves orientar tudo.
Consequentemente, evitas horas extra. Evitas sábados e domingos de trabalho. Evitas o caos.
Porque investiste tempo onde deverias no início.
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O meu trabalho? Ajudar-te a criar mais valor com os recursos que já tens. Sem investimentos adicionais. Sem complicações.
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