Um projeto bem-sucedido começa da forma correta.
E para esta fase inicial fechar com chave de ouro, basta só mais um passo.
Colocar a equipa a par do projeto. Indicar o caminho a seguir.
É aqui que entra a famosa “kickoff meeting”. A reunião de arranque de projeto.
Percebes a importância desta reunião, certo? Juntas toda a equipa e garantes alinhamento. Todos ficam a saber para o que estão a trabalhar.
Muitos falham aqui.
Caem no erro de começar o quanto antes para garantir que cumprem o prazo.
Ou até fazem a reunião inicial. Mas sem preparar, estrutura e um objetivo claro.
Hoje vou ajudar-te a estruturar uma boa reunião de arranque do projeto.
Tudo Começa Com 2 Passos Antes
A reunião de arranque… começa bem antes da reunião.
Como sabes, sou apologista de preparar cada reunião em que participo. Aplico intenção e propósito a cada reunião que faço. Assim, não só evito desperdício como rentabilizo o tempo de todos.
Por isso, esta reunião não iria ser diferente.
Antes da reunião, já deverás ter:
- Uma definição clara e formalizada, por escrito, do projeto. Os 6 pontos inegociáveis.
- O Project Charter aprovado. O atalho para fugir do caos.
Com estes dois passos, agora sim faz sentido estruturar e preparar a reunião.
Desperdício de Tempo
“Isto poderia ter sido um email.”
Pensaste isto em maior parte destas reuniões. Certo? Já me aconteceu.
As reuniões são uma das principais razões para desperdícios nos negócios de serviços.
Mas estas não deveriam. Estas garantem que poupas horas e horas de trabalho ao longo do projeto.
Se são um desperdício, foram mal feitas. Preparadas da forma errada. Sem estrutura. Má passagem de informação.
Quantas reuniões recebes sem uma agenda da reunião?
Sem estar bem definido o que vais falar na reunião?
Sem isto, vais sem saber para quê.
Muitas vezes vem só com título e o nome do projeto. Comecei a evitar este tipo de reuniões.
Aprendi que, maior parte delas, eram desperdício.
Uma Reunião de Arranque Produtiva
3 fases para garantir uma reunião de arranque produtiva:
FASE 1: PREPARAÇÃO
A reunião, na verdade, começa bem antes.
1. Partilha a agenda da reunião no envio de convite
Toda a gente sabe como vai decorrer a reunião: quanto tempo, que tópicos vão abordar, qual a ordem dos trabalhos.
Define o propósito e cria uma agenda com contexto e objetivos. Sem isso, a reunião é perda de tempo.
2. Partilha as informações do Project Charter
Ou até mesmo o documento. Com isto garantes que toda a gente sabe do que se trata o projeto.
3. Convida apenas stakeholders essenciais
Aqueles que são essenciais, que precisam de participar e têm conhecimento que contribui para os objetivos. Não convides pessoas que não irão acrescentar nada e que não estão envolvidas no projeto.
FASE 2: A REUNIÃO
1. Está preparado para tirar notas
Mesmo que haja alguém responsável por isso, as tuas notas serão sempre mais valiosas.
2. Começa com o contexto
Apresenta os objetivos principais da reunião, bem como os participantes que não se conhecem. Ajuda a estarem todos focados, todos na mesma página.
3. Garante participação ativa
Vem preparado com perguntas para pessoas específicas. Estimula uma participação ativa à medida que percorrem os pontos chave da reunião. Especialistas de cada especialidade intervêm aqui.
4. Gere os desvios
Se a conversa sair dos tópicos agendados para a reunião, puxa rapidamente possível para os tópicos prioritários.
5. Objetivo principal
Que todos os itens da agenda sejam discutidos, decididos ou encaminhados. E claro, que o grupo saia alinhado e com clareza de próximos passos.
FASE 3: PÓS-REUNIÃO (Quase Ninguém Faz)
1. Faz um follow-up com resumo
Documenta o trabalho realizado. Assim crias transparência e responsabilização. Garantes um histórico das decisões tomadas ao longo do trabalho.
Além disso, é um bom gesto enviar um resumo da reunião.
2. Garante que quem não compareceu está a par de tudo
Nem sempre conseguimos comparecer. Pós-reunião é importante. Com as notas e documentações das decisões e ações, garantes que quem não conseguiu ir está dentro do projeto.
A Parte Que Ninguém Quer Fazer
Eu sei. Esta é a parte chata de aplicar.
Já preparaste a reunião.
Tiveste a reunião propriamente dita. É natural que não te apeteça fazer esta última parte.
Mas o pós-reunião pode ser a virada da chave para a produtividade da tua reunião. Além disso, passa uma sensação muito profissional.
PROTIP: Faz o documento mal acabes a reunião. Enquanto tudo ainda está fresco. Garantes que todo o sumo da reunião é escrito e registado.
Podes Começar
Depois de arrasar nesta reunião, sim.
Podes dizer que iniciaste o projeto da forma mais produtiva.
Dá mais trabalho no início? Sem dúvida.
Mas aumentas as chances de sucesso e eficiência.
E todos sabemos o que isso significa, certo?
Portanto, mais qualidade. Mais rentabilidade. Menos caos, desgaste da tua equipa e trabalho.
Consequentemente, a tua reunião de arranque de projeto deixa de ser “mais uma reunião” para se tornar o alicerce do sucesso do teu projeto.
É aqui que o caos é evitado. É aqui que o desperdício é cortado pela raiz.
Tudo porque investiste tempo a fazer a kickoff meeting da forma correta.
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