Esta semana, a minha esposa disse-me que a irritava. (nada de novo…)
Porquê? Porque demoro muito a mandar “alguma coisa cá para fora”.
O que ela estava a tentar dizer?
Planeio muito, e penso muito antes de agir.
Expliquei-lhe porque isto poderia ser bom.
Sempre fui precavido por natureza.
E uma das coisas positivas é que raramente caio no erro de iniciar um projeto sem ter tudo “direitinho”.
E isso é importante. Porquê?
Porque aumento significativamente as chances de algo dar certo.
Todos gostamos de novos projetos.
Aquele entusiasmo inicial de que vamos construir algo. Fazer acontecer.
Mas é aqui que começa o problema.
Não começar da forma correta.
A maior parte começa os projetos de forma errada. Mesmo com anos e anos de projetos em cima.
Não é por mal. Querem fazer acontecer.
O problema é que querem tanto fazer acontecer que, quando dão por ela, estão no caos.
O Que Nasce Torto…
Quantos já estiveram a meio de um projeto e, do nada, as regras do jogo mudaram completamente?
É como se estivéssemos a jogar futebol e, do nada, alguém aumenta o peso da bola 5 vezes. Não vai dar bom resultado, correto?
Na verdade, é o que acontece em grande parte dos projetos.
Lá vamos nós, todos empolgados fazer acontecer até que nos apercebemos que algo está errado desde a base.
Resultado? Retrabalho.
Horas e horas de trabalho para o lixo.
Já sabes para onde vou, correto? DESPERDÍCIO!
Já todos caímos nisto.
Não é por ser precavido que nunca tenha caído neste erro.
Caí. E de forma embaraçosa até.
O Meu Erro de €3.000
Há uns anos contratei um serviço de marketing/design.
O meu objetivo era criar uma nova marca.
Esperava: Design, cores, tipos de letra, logo, alguns criativos exemplo…
Entrega: Um relatório de 3 páginas a descrever os valores e a missão da marca que eu esperava.
No fundo, entregaram um resumo das inúmeras reuniões de 3 horas. (só de pensar nas horas perdidas em reuniões…)
Pensei que estávamos alinhados…
Imagina qual foi a minha surpresa quando recebi algo que não tinha nada a ver com o esperado.
Mas sabes o pior? A culpa foi toda minha.
Não fui o precavido que costumo ser.
O Que Deveria Ter Feito
Um projeto não pode começar sem as coisas estarem bem definidas.
E temos de formalizar isto… por escrito!
Na verdade, nem sempre é isto que acontece, certo?
Quantos de nós já começamos projetos só recebendo uma chamada ou após uma reunião?
Esquece o “fazer acontecer” depois de uma reunião e de uma chamada telefónica.
Primeiro, tens que recolher e esclarecer os requisitos do projeto.
Esta é daquelas partes em que é um verdadeiro investimento da tua parte.
Porque estarás a evitar uma série de imprevistos e de imprecisões no decorrer do projeto.
Portanto, é aqui que asseguras:
- Que entendes o que tens que entregar
- O que tens que fazer
- Como atingir o sucesso na entrega do projeto
De que adianta começar um jogo sem saber as regras?
É aqui que elas deverão ser discutidas.
Pontos Que Não Devem Falhar Antes de Começares
Honorários
Valor acordado e aprovado para o projeto.
Contrato
Sim. Ou somos profissionais ou não somos. O contrato dá segurança durante o trabalho. Isto, já deverias estar a fazer antes de realizares qualquer tipo de projeto.
Âmbito do Projeto
Clarificar o que é o projeto. O que está dentro e fora do projeto e porquê. Crias uma base para orientar todas as ações.
Requisitos e Prioridades
Descrever quais os requisitos e as prioridades do cliente para que o projeto seja bem-sucedido.
Identificar as Partes Interessadas
Quem é essencial ao projeto? Sabes quem é responsável pelo quê, a que equipas pertencem e quais as hierarquias?
Datas
De início, entrega do estudo prévio, entrega de licenciamento/comunicação prévia, entrega do projeto de execução, data prevista de início/conclusão da obra…
Vitais para saberes quando deverás fazer/entregar o quê.
Agora, a Validação
Depois de teres esta informação toda num documento, sim tudo por escrito, envias ao teu cliente para ele validar.
Deverás ter uma prova da sua validação, idealmente, por escrito.
E depois de teres isto tudo, é hora de fazer acontecer.
Agora só tens que fazer a reunião de lançamento com a tua equipa e colocar tudo no Project Charter.
Sim, Eu Sei
Muito provavelmente és da equipa da minha esposa.
Daqueles que gosta de fazer acontecer mal recebe uma chamada.
Mas, a verdade, é que este simples documento e respetiva aprovação vai-te poupar enormidades de tempo. Além disso, com isso… muito dinheiro.
Consequentemente, evitas o erro que cometi. Evitas pagar €3.000 por algo que não era o que esperavas.
E, mais importante, evitas o retrabalho. O desperdício de tempo. A frustração.
Porque começaste o projeto da forma correta.
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