3 Meses Desperdiçados em Reuniões

11,3 horas por semana.

É quanto tempo passas em reuniões.
Sabes o que isso representa num ano?

3 meses completos da tua vida profissional.

Mas sabes qual o grande é o problema?

Maior parte destas reuniões não são produtivas. A maioria delas não produz resultado nenhum.

Não passam de um desperdício de tempo.

A verdade é que, todos já estivemos numa reunião que poderia muito bem ter sido um email.

Ou, naquela reunião a que não se chegou a nenhuma conclusão, nem se acrescentou nada de novo.

Sem uma estrutura, um objetivo e uma liderança torna-se muito difícil evitar o desperdício em reuniões.
Infelizmente, é aqui que maior parte falha.
E assim, as reuniões não passam de um mero desperdício de tempo.

Não conseguimos retirar nada delas.

Porquê tantas reuniões inuteis?

Existem diversos motivos para as reuniões nem sempre saírem conforme planeado. 

As reuniões falham principalmente por quatro motivos:

• Falta de uma estrutura clara
• Ausência de liderança efetiva
• Tópicos muito vagos ou mal definidos
• Falta de definição nos objetivos da reunião

Refiro-me aquelas reuniões que poderiam ser emails.

Aquelas que até fazem sentido, se tivessem uma estrutura e objetivos bem definidos.

Certamente, já entraste numa reunião em que esperavas resolver e até discutir um tópico, mas, quando deste por ela, começaram a discutir um assunto, saltaram para outro, o tempo acabou e… o problema original ficou por discutir.

3 perguntas para eliminar Reuniões Desnecessárias

 “The most efficient meeting is the one that never happened.” — Peter Drucker

Sim. Esta é daquelas situações em que menos, é mais.

Antes de marcares ou aceitares alguma reunião, faz estas perguntas:

1. Esta reunião, é para tomar alguma decisão, ou é só um update?
   Se for só um update da situação, manda um email.
2. Quem realmente precisa de estar presente?
   Quanta mais gente, mais lenta será a tomada de decisão.
3. Qual seria o melhor resultado desta reunião?
   Se não consegues definir um resultado claro, a reunião provavelmente será uma perda de tempo.

Lembra-te que poucas coisas são mais eficientes para a tua equipa do que evitar uma reunião, que não serve para nada.

Assim, estarás a evitar desperdício de tempo.

4 frameworks para Reuniões Mais Produtivas

As frameworks podem-te ajudar

Podem ajudar a:

• Programar a reunião
• Reduzir reuniões desnecessárias
• Transformar as reuniões em conversas claras e orientadas para o objetivo

Para já, vamos começar pelas frameworks a utilizar nos diferentes tipos de reuniões.

Framework 1: 4 P’s

Ideal para: Estratégia ou planeamento de projetos

1. Propósito: Porque foi marcada a reunião?
2. Processo: Como vamos atingir o objetivo? 
3. Pessoas: Quem é responsável pelo quê?
4. Produto: Qual o entregável e próximos passos?
   
   

Framework 2: Reunião semanal de alinhamento

Ideal para: Manter a equipa alinhada.

1. Agenda clara e pré-definida 
2. Boas notícias da equipa/projeto (começar positivo)
3. Revisão rápida dos objetivos
4. Requisitos do cliente – mudanças ou feedback
5. Revisão de Listas de tarefas
6. Identificar, Discutir e Resolução de problemas em equipa
7. Resumir/recapitular os problemas e soluções encontradas

Framework 3: “Stand-up meetings”

Ideal para: Início do dia de trabalho e desbloqueio de obstáculos.

1. Reuniões curtas (15 minutos máximo) e literalmente de pé
2. Cada pessoa partilha: o que fez ontem, o que vai fazer hoje, e se tem algum problema.
3. Foco em identificar problemas, não em resolvê-los na hora.
   
   

Framework 4: Resolução de problemas

Ideal para: Resolver algum problema ou tomar decisões

1. Define o problema de uma forma clara
2. Faz um brainstorm de possíveis soluções (sem julgamentos)
3. Faz um plano de ação concreto (quem faz o quê e até quando)
   
   

Implementa Estas Mudanças Hoje Mesmo

Não estou a sugerir que elimines todas as reuniões – apenas as que não acrescentam valor. Aqui está um plano de ação simples:

1. Analisa as tuas reuniões desta semana: Identifica quais realmente precisavam acontecer através das 3 perguntas anteriores
2. Escolhe uma framework conforme a reunião: Aplica-a na próxima reunião que organizares
3. Define regras claras: Comunica à tua equipa que todas as reuniões precisam de um objetivo e agenda

Agora, imagina que consegues reduzir estes 3 meses.

O quê que tu e a tua equipa poderiam fazer com este tempo extra por ano?

Que projetos poderias concluir? Que competências poderias desenvolver?

Transformo a produtividade das PMEs com métodos simples e eficazes.

O meu trabalho? Ajudar a tua equipa a criar mais valor com os recursos que já tens. Sem investimentos adicionais. Sem complicações.

Implemento metodologias de Qualidade e Lean que te permitem aumentar receitas sem disparar os custos operacionais.

Chega de desperdiçar potencial.